Gestion des frais professionnels : faut-il solliciter plusieurs fournisseurs ou un seul ?
Que ce soit pour la réalisation de tâches informatiques, administratives ou juridiques, de plus en plus d’entreprises sollicitent des professionnels extérieurs afin d’externaliser ces activités chronophages, tout en les confiant à des experts compétents. Une approche très souvent rentable qui pose néanmoins la question du nombre de fournisseurs à solliciter…
Découvrez s’il est plus intéressant pour votre entreprise de recourir à un seul fournisseur ou à plusieurs, dans le cadre de l’externalisation de la gestion de vos frais professionnels.
Pourquoi des entreprises optent-elles encore pour un seul fournisseur technologique ?
Alors que de plus en plus d’entreprises décident d’externaliser la gestion des déplacements et des dépenses professionnelles de leurs collaborateurs, elles se retrouvent confrontées à un choix stratégique : faire appel à un fournisseur unique ou à plusieurs fournisseurs distincts.
Or, bien qu’opter pour une solution multi-fournisseurs offre de nombreux avantages, beaucoup d’entreprises choisissent encore de ne solliciter qu’un seul fournisseur. Une approche qui a priori semble plus simple à mettre en place, puisqu’il suffit de confier l’intégralité de la gestion à un interlocuteur unique.
Opter pour un seul fournisseur offre d’ailleurs d’autres avantages, notamment :
- la simplification des processus, la compatibilité entre les différents procédés mis en place étant logiquement plus élevée lorsqu’ils proviennent d’un gestionnaire unique ;
- l’optimisation de l’ensemble du workflow, la coordination des tâches, la gestion des problèmes et les prises de décisions étant bien plus aisés avec un seul fournisseur ;
- la réduction des coûts, non seulement négocier avec un seul interlocuteur est plus simple, mais toute l’optimisation des processus permet de faire des économies substantielles.
Toutefois, cette approche présente aussi des inconvénients assez importants. Il est plus complexe de trouver un seul fournisseur capable d’assurer la gestion complète de vos déplacements et de vos dépenses professionnelles, et travailler avec un seul fournisseur vous rend évidemment dépendant de ce dernier : en cas de soucis, c’est toute l’externalisation de votre gestion qui est fatalement parasitée.
Pourquoi beaucoup d’entreprises adoptent désormais des solutions multi-fournisseurs ?
Face aux points faibles indéniables de la collaboration avec un fournisseur unique, il est logique d’observer qu’au cours de ces dernières années, nombre d’entreprises ayant décidé d’externaliser une partie de leur activité ou de leurs besoins préfèrent solliciter plusieurs fournisseurs différents.
Parmi les arguments qui reviennent le plus souvent pour expliquer un tel choix stratégique, le niveau d’expertise alors obtenu est clairement mis en avant. En effet, il est difficile pour un fournisseur unique d’être le meilleur en tout, et de présenter un niveau d’expertise et de qualification de haut vol pour tous les aspects d’un projet d’externalisation. En revanche, solliciter plusieurs fournisseurs experts dans leur domaine respectif assure à l’entreprise un niveau de compétence particulièrement élevé sur tous les plans.
De même, la marge de négociation est plus importante lorsque la collaboration compte plusieurs fournisseurs. Il peut être intéressant de faire jouer la concurrence afin de faire baisser les tarifs, tandis que négocier avec un fournisseur unique ayant la mainmise sur l’entièreté du projet peut s’avérer plus délicat.
L’approche multi-fournisseurs soulage également l’entreprise de la dépendance vis-à-vis d’un collaborateur extérieur unique. Il est alors plus aisé, en cas de problème, de remplacer un fournisseur n’officiant que dans un domaine particulier de votre projet, plutôt que de remplacer un fournisseur gérant la totalité de l’externalisation que vous souhaitez mettre en place.
Quels sont les avantages d'une solution multi-fournisseurs pour la gestion des frais professionnels ?
Si les solutions multi-fournisseurs apparaissent avantageuses de manière globale dans tout projet d’externalisation de certaines tâches ou activités habituellement internes à l’entreprise, elles le sont également dans le cadre de la gestion des réservations et des dépenses liées aux voyages d’affaires.
Le fait de solliciter, par exemple, l’apport de deux outils distincts pour mener à bien ce projet d’externalisation, offre un double temps d’expertise. C’est la raison pour laquelle chez Jenji, nous vous conseillons toujours de collaborer avec des fournisseurs “pure player”, c’est-à-dire des fournisseurs experts dans le domaine des frais professionnels, afin de profiter au maximum d’une expertise à la pointe dans les différents secteurs qui les composent.
De même, travailler avec deux fournisseurs vous offre le meilleur de chaque monde : dans le cadre des voyages d’affaires, il est commun qu’un fournisseur soit spécialisé dans une certaine région géographique (ce qui se retrouve très souvent chez les fournisseurs américains), or en combinant plusieurs fournisseurs, vous vous assurez des solutions expertes quels que soient vos besoins, partout dans le monde. Une solution multi-fournisseurs vous garantit ainsi une correspondance à la fois technique et réglementaire avec votre région et votre siège social.
De nos jours, avec l’essor des interfaces de programmation d’application (API), un fournisseur expert dans un secteur précis est tout à fait capable de se connecter avec un confrère positionné sur un secteur différent. Ainsi, il est tout à fait réalisable (et avantageux !) de collaborer avec le meilleur fournisseur dans le cadre des voyages d’affaires, tout en connectant son projet avec les services financier, informatique ou encore RH de votre entreprise.
Comment Jenji peut-elle personnaliser votre approche de la gestion des frais professionnels ?
Vous l’aurez compris, lorsqu’il s’agit de gérer les frais professionnels, qui recouvrent notamment les déplacements et voyages d’affaires, il est essentiel de recourir à une solution adaptée au contexte et à l’environnement spécifique de votre entreprise.
C’est pourquoi, chez Jenji, nous créons systématiquement une solution sur mesure pour nos clients, dont la flexibilité, la compatibilité et l’adaptabilité sont nos priorités ! Nous intégrons ainsi l’ensemble des ERPs existants via nos APIs, développées en interne.
Un niveau d’expertise plus important, une plus large couverture géographique et une meilleure marge de négociation… Tels sont les principaux avantages offerts par l’approche multi-fournisseurs, dans le cadre de l’externalisation de la gestion de vos déplacements et dépenses professionnelles. Vous savez à présent pourquoi nous vous conseillons de solliciter plusieurs fournisseurs pour mener à bien ce projet, et ainsi en tirer un maximum de bénéfices pour votre entreprise !
Gestion des frais professionnels : faut-il solliciter plusieurs fournisseurs ou un seul ?
Que ce soit pour la réalisation de tâches informatiques, administratives ou juridiques, de plus en plus d’entreprises sollicitent des professionnels extérieurs afin d’externaliser ces activités chronophages, tout en les confiant à des experts compétents. Une approche très souvent rentable qui pose néanmoins la question du nombre de fournisseurs à solliciter…
