Guía de productividad de Google Workspace
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En esta página- Organizar correos electrónicos en categorías
- Administrar múltiples cuentas
- Delegar el acceso al correo electrónico
Expandir todo|Desplegar todo
Sugerencias para filtrar y clasificar
Etiquetar y clasificar mensajes automáticamente
Administre los mensajes de correo electrónico entrantes automáticamente conGmailfiltros y etiquetas.
- Etiquetar automáticamente los comentarios de los clientes o los mensajes relacionados con el proyecto
- Archive y etiquete automáticamente los mensajes que desea leer más tarde, como boletines
- Marcar correos VIP
- Archivar notificaciones
Paso 1: crea una etiqueta
- En su computadora, vaya aGmail.
- A la izquierda, desplácese hacia abajo y haga clic enMás.
- Hacer clicCrear nueva etiqueta.
- Nombra tu etiqueta.
- Hacer clicCrear.
Más información en el Centro de ayuda de Gmail
Paso 2: Cree un filtro que etiquete automáticamente los correos electrónicos
- En el cuadro de búsqueda en la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo.
- Ingrese términos para que coincidan con mensajes específicos. Por ejemplo, para filtrar y etiquetar correos electrónicos de una cuenta, en elDe:campo, ingrese la dirección de correo electrónico.
- En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haga clic enCrear filtro.
- Desplácese hastaAplicar la etiqueta:y elige una etiqueta.
- Hacer clicCrear filtro.
.
Archivar automáticamente un mensaje que estás enviando
Si estás enviando un mensaje enGmailpara el que no necesariamente desea una respuesta, puede enviar y archivar todo con un solo clic. Pero primero, tienes que habilitar elEnviar y archivarbotón en la configuración de Gmail.
Habilitar "Enviar y archivar"
- AbiertoGmail.
- En la parte superior derecha, haz clic en ConfiguraciónVer todas las configuraciones.
- Desplácese hasta elEnviar y archivarsección y seleccioneMostrar el botón "Enviar y archivar" en respuesta.
- Hacer clicGuardar cambios.
- Abra un correo electrónico al que desee responder y haga clic enResponder.
- Redacta tu mensaje y haz clicEnviar+.
Ver todas las configuraciones.
.
Silenciar conversaciones de correo electrónico irrelevantes
Si eres parte de unGmailconversación que ya no es relevante para usted, silencie la conversación. Silenciar mantiene las respuestas futuras a ese hilo fuera de su bandeja de entrada para que pueda concentrarse en los mensajes importantes.
Aprende cómo en el Centro de ayuda de Gmail
Posponer un correo electrónico hasta más tarde
Para los correos electrónicos de confirmación con fechas y horas, pospóngalos hasta el momento exacto en que los necesite. Su correo electrónico volverá a la parte superior de su bandeja de entrada cuando lo desee, ya sea mañana, la próxima semana o esta noche.
- Encuentre el correo electrónico de confirmación de su hotel justo antes de registrarse
- Obtenga un recordatorio de evento de Google Calendar el día anterior
- En su computadora, vaya aGmail.
- Señale el correo electrónico.
- A la derecha, haz clic en Posponer.
- Elija un día y una hora posteriores para recibir el correo electrónico.
Para posponer varios mensajes, seleccione los mensajes. En la parte superior, haz clic en Posponer
.
Filtra las invitaciones de Calendar desde tu bandeja de entrada
¿Recibes respuestas de Google Calendar que no quieres en tu bandeja de entrada? Deje que Gmail los filtre automáticamente para que pueda mantener una bandeja de entrada limpia.
Configurar un filtro para las respuestas del Calendario
- AbiertoGmail.
- En el cuadro de búsqueda en la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda.
- En elAcampo, ingrese su dirección de correo electrónico.
- Junto atiene las palabras, ingresarinvite.ics O invite.vcs.
- Comprobar eltiene apegocaja.
- Hacer clicCrear filtro.
- Comprobar elAplicar la etiquetay elija una etiqueta para ordenar automáticamente los mensajes de respuesta de eventos entrantes.
- Comprobar elOmitir la bandeja de entrada (archivarlo)casilla para sacar los mensajes de respuesta de su bandeja de entrada. No se preocupe, aún puede verlos más tarde si es necesario.
- Hacer clicCrear filtro.
.
Use filtros avanzados de Gmail para el trabajo o la escuela
Hay varios filtros útiles cuando se usa Gmail en una organización.
- Etiquete correos electrónicos de personas ajenas a su organización
- Etiquete los correos electrónicos de su gerente
- Filtre los correos electrónicos promocionales desde su bandeja de entrada
Aprende cómo y obtén más ejemplos:Filtros de Gmail para el trabajo o la escuela
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Organizar correos electrónicos en categorías
Mover correos electrónicos promocionales o sociales a pestañas
La configuración de una bandeja de entrada con pestañas es excelente para las personas que desean mover el correo electrónico menos relevante, como actualizaciones sociales y promociones, fuera de su bandeja de entrada principal. Una bandeja de entrada principal limpia te ayuda a concentrarte en lo que importa. Las pestañas aparecen en la parte superior de su bandeja de entrada, donde puede moverse rápidamente entre ellas.
Activar pestañas predeterminadas
Activa las pestañas para el correo electrónico que quieras sacar de tu bandeja de entrada principal. Por ejemplo, si activa la pestaña Promociones, Gmail mueve cualquier correo electrónico promocional existente de su bandeja de entrada a la pestaña Promociones. Cualquier nuevo mensaje promocional va directamente a la pestaña Promociones.
- En su computadora, abraGmail.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración Ver todas las configuraciones.
- Haga clic en elBandeja de entradapestaña.
- En la sección "Tipo de bandeja de entrada", seleccionaPor defecto. Nota: Para ocultar todas las pestañas, seleccione otro tipo de bandeja de entrada.
- En la sección "Categorías", marca las casillas de las pestañas que quieras mostrar. Nota: no puede crear nuevas pestañas; solo puede mostrar u ocultar los existentes.
- Desplácese hasta la parte inferior, luego haga clic enGuardar cambios.
Ver todas las configuraciones.
Entrena tus pestañas
Si un correo electrónico termina en la pestaña incorrecta, puede moverlo. Arrastra un correo electrónico a la pestaña que quieras.
Consejo:Para recordar hacer un seguimiento de un correo electrónico en otra pestaña, márquelo con una estrella
para que también aparezca en la pestaña Principal.
Divida los correos electrónicos en secciones usando la bandeja de entrada prioritaria
Cuando elige la configuración de "bandeja de entrada prioritaria", sus correos electrónicos se dividen automáticamente en tres secciones: importantes y no leídos, destacados y todo lo demás.
Activar bandeja de entrada prioritaria
- En su computadora, vaya aGmail.
- Para configurar su bandeja de entrada, vaya a la parte superior derecha, luego haga clic en Configuración.
- En la sección "Tipo de bandeja de entrada", seleccionaBuzón de prioridad.
- Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada prioritaria, haga clic enpersonalizar.
- Elija las secciones de la bandeja de entrada que desea mostrar Guardar cambios.
Guardar cambios.Reordenar secciones existentes
- En su computadora, vaya aGmail.
- En la parte superior derecha, haz clic en ConfiguraciónVer todas las configuraciones.
- En la parte superior, haga clic enBandeja de entrada.
- Ir aSecciones de la bandeja de entraday junto a la sección que desea cambiar, haga clic enOpciones.
- Seleccione la nueva sección que desea utilizar.
Nota:La sección Todo lo demás siempre aparece en último lugar. - En la parte inferior de la página, haga clic enGuardar cambios.
Bandeja de entrada de tren prioritario
Gmail usa varias señales para decidir qué mensajes marcar automáticamente como importantes, que incluyen:
- A quién envías un correo electrónico y con qué frecuencia les envías un correo electrónico
- Qué correos electrónicos abres
- A qué correos respondes
- Palabras clave que se encuentran en los correos electrónicos que suele leer
- Qué correos electrónicos destacas, archivas o eliminas
Para ver por qué un correo electrónico se marcó como importante, pase el cursor sobre el marcador de importancia
.
Nota:Si un correo electrónico se marcó como importante pero no desea que lo sea, haga clic en el marcador de importanciapara cambiarlo Esto también ayuda a Gmail a saber qué correos electrónicos cree que son importantes.
Agregar una sección de etiquetas a la bandeja de entrada Prioritarios
Si elige la configuración de "bandeja de entrada prioritaria", opcionalmente puede crear una sección adicional basada en una de sus etiquetas, comode mi gerente.
Paso 1: activa la bandeja de entrada prioritaria
- En su computadora, vaya aGmail.
- Para configurar su bandeja de entrada, vaya a la parte superior derecha, luego haga clic en Configuración.
- En la sección "Tipo de bandeja de entrada", seleccionaBuzón de prioridad.
- Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada prioritaria, haga clic enpersonalizar.
- Elija las secciones de la bandeja de entrada que desea mostrar Guardar cambios.
Paso 2: crea una sección basada en etiquetas
Antes de que empieces:Crea la etiqueta.
- En su computadora, vaya aGmail.
- En la parte superior derecha, haz clic en ConfiguraciónVer todas las configuraciones.
- En la parte superior, haga clic enBandeja de entrada.
- Junto a la sección de la bandeja de entrada que desea etiquetar, haga clic enOpcionesoAgregar sección.
- Hacer clicMas opciones.
- Haz clic en la etiqueta que quieras usar. Puede buscar para encontrar un nombre de etiqueta.
- Hacer clicGuardar cambios.
Crear una bandeja de entrada separada para una etiqueta
Puede crear una bandeja de entrada separada basada en una etiqueta y luego agregar la etiqueta correcta cuando redacte o lea un correo electrónico. De esa manera, su correo electrónico y la respuesta irán automáticamente a la bandeja de entrada correcta.
Para practicar el método de bandeja de entrada cero, cree una bandeja de entrada para cada una de estas etiquetas:
- Acción-Problemas que requieren atención inmediata
- Hacer un seguimiento-Problemas que necesitan más colaboración
- Más tarde-Problemas que no necesitan atención inmediata
Reserve 30 minutos por la mañana para clasificar su bandeja de entrada. Responde ahora a cualquier correo electrónico que tarde menos de 5 minutos y aplica elAcciónetiqueta. Para todo lo demás, aplique elHacer un seguimientooMás tardeetiqueta para moverlo a la bandeja de entrada adecuada para enviarlo más tarde.
Paso 1: Cree la etiqueta para la que desea una bandeja de entrada
- En su computadora, vaya aGmail.
- A la izquierda, desplácese hacia abajo y haga clic enMás.
- Hacer clicCrear nueva etiqueta.
- Nombra tu etiqueta.
- Hacer clicCrear.
Paso 2: crea una bandeja de entrada para la etiqueta
Siga los pasos en elCentro de ayuda de Gmailpara crear su bandeja de entrada. Para los criterios de búsqueda, introduzcaetiqueta:nombre de la etiqueta.
Para implementar una bandeja de entrada cero, cree una bandeja de entrada separada utilizando cada uno de estos criterios de búsqueda:
etiqueta:acciónetiqueta:seguimientoetiqueta: más tarde
Paso 3: aplique etiquetas mientras lee su correo electrónico
Para aplicar las etiquetas que creó para una bandeja de entrada cero:
- En su computadora, vaya aGmail.
- Mientras lee cada mensaje, en la parte superior, haga clic en Etiquetas.
- Seleccione una de las siguientes etiquetas:acción,hacer un seguimiento, omás tarde.
.Responde a laaccióncorreos electrónicos ahora y busque en sus otras bandejas de entrada más tarde, cuando tenga tiempo.
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Administrar múltiples cuentas
Cambia fácilmente entre cuentas de Gmail
Si posee más de una cuenta de correo electrónico, como su cuenta de trabajo y personal, puede cambiar fácilmente entre ellas sin tener que cerrar sesión. Agregue todas sus cuentas como perfiles en su computadora, luego cambie rápidamente entre perfiles.
Aprender cómo
Agregar y cambiar cuentas en la web (navegador Chrome)
- En su computadora, abra Chrome.
- En la parte superior derecha, haz clic en Perfil.
- Hacer clicAgregar.
- Si elige sincronizar con su cuenta de Google, el nombre de su perfil será automáticamente el nombre de su cuenta.
-
Elija un nombre, una foto y un esquema de color.
.Si elige activar la sincronización en Chrome con una cuenta de Google para el nuevo perfil, sus marcadores, historial, contraseñas y otras configuraciones se sincronizarán automáticamente.
Nota:Si no está seguro de qué cuenta está usando actualmente, haga clic en su nombre y vea qué perfil está en la parte superior.
Agregar y cambiar cuentas desde Gmail
- AbiertoGmail.
- En la esquina superior, haz clic en tu foto de perfil y luego haz clic enAñadir cuenta.
- Inicie sesión en su otra cuenta.
- En la esquina superior derecha, haga clic en su nombre y seleccione un perfil diferente para cambiar de cuenta.
Administre varias cuentas desde una bandeja de entrada
Si posee varias cuentas de correo electrónico, puede configurar Gmail para enviar mensajes desde cualquier cuentasincambiar entre las bandejas de entrada de la cuenta.
Las personas a las que envíe un correo electrónico verán la dirección que elija para que aparezca como remitente.
- Responda a los correos electrónicos de los clientes con un alias de cara al cliente ([email protected]) en lugar de su dirección de trabajo habitual ([email protected])
- Responda a los correos electrónicos de trabajo con su dirección de trabajo, pero desde su bandeja de entrada personal
- Administre varias cuentas en una bandeja de entrada
Aprende cómo en el Centro de ayuda de Gmail
Crear una bandeja de entrada separada para otra cuenta
Si posee varias cuentas de correo electrónico que le gustaría administrar por separado, puede crear una bandeja de entrada para cada dirección.
Siga los pasos del Centro de ayuda de Gmail para:
- Enviar correo desde una dirección o alias diferente.
- Crear otra bandeja de entradapara esa dirección o alias. Para los criterios de búsqueda, introduzcaa:[email protected].
El correo enviado a esa dirección irá a tu bandeja de entrada personalizada.
Administrar varias firmas
¿Necesita usar diferentes firmas para el correo electrónico dentro de su empresa o externamente? ConGmail, puede crear múltiples firmas diferentes. La próxima vez que redacte un correo electrónico, simplemente elija la plantilla con la firma que le gustaría usar.
Crear cada firma
- AbiertoGmail.
- En la parte superior derecha, haz clic en ConfiguraciónVer todas las configuraciones.
- En elGeneralpestaña, desplácese hastaFirmay haga clicCrear nuevo.
- Asigne un nombre a su firma y luego haga clic enCrear.
Este nombre no es su firma real, pero es un nombre para la plantilla de firma. - En el cuadro de texto a la derecha, agregue el texto de su firma.
- Use la barra de formato para agregar colores de texto, enlaces e imágenes.
- En la parte inferior, haga clic enGuardar cambios.
Elija una firma para un mensaje
Consejo:Si desea cambiar su firma mientras escribe un correo electrónico, en la parte inferior de la ventana, haga clic en Insertar firma
.
Crea variaciones de tu dirección de correo electrónico
Puede crear variaciones de su dirección de correo electrónico donde todos los mensajes lleguen a su bandeja de entrada actual. Simplemente agregue un signo más (+) y cualquier palabra antes del signo @ en su dirección actual. Los mensajes enviados a su dirección actual o cualquier variación con el signo más, todos llegan a su bandeja de entrada actual. Luego puede configurar filtros para enrutar o manejar los mensajes según la dirección.
Si su dirección de correo electrónico de Google Workspace es [email protected], puede:
- Regístrese para recibir boletines con [email protected]
- Deje que los posibles clientes o clientes se comuniquen con [email protected]
- Dígales a los miembros del equipo que publiquen problemas urgentes en su bandeja de entrada poniéndose en contacto con [email protected]
Luego puede encontrar o etiquetar fácilmente los mensajes enviados a cada dirección
Paso 1: crea una variación de tu dirección
Simplemente agregue un signo más (+) y cualquier palabra antes del signo @ en su dirección.
Por ejemplo, si su dirección de correo electrónico es [email protected], use [email protected] o [email protected].
Paso 2: ordenar automáticamente los mensajes entrantes según la dirección
Configure un filtro para etiquetar y clasificar automáticamente los mensajes según la dirección.
Por ejemplo, un filtro puede archivar y aplicar automáticamente laNoticiasetiqueta a todos los boletines entrantes enviados a [email protected]. Cuando esté listo para leerlos, haga clic enNoticiasen tu lista de etiquetas para encontrarlas.
- AbiertoGmail.
- En el cuadro de búsqueda en la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda.
- BajoA, ingrese su dirección de correo electrónico específica de la tarea, como [email protected].
- Hacer clicCrear filtro.
- Elija lo que desea que Gmail haga con estos mensajes, como archivar, aplicar etiquetas y marcarlos como importantes.
- Hacer clicCrear filtro.
Delegar el acceso al correo electrónico
Administrar una cuenta de correo electrónico compartida con un grupo
Si desea que varias personas colaboren en una cuenta de correo electrónico compartida, puede crear un grupo de Google y los miembros pueden administrar la cuenta.
- Asigne la responsabilidad de una conversación a usted mismo o a otro miembro del grupo
- Buscar conversaciones en función de a quién están asignadas
- Marcar conversaciones como completas
Aprender cómo:Usar un grupo como una bandeja de entrada colaborativa
Dale a alguien acceso a tu bandeja de entrada
Si desea permitir que una persona o varias personas lean, envíen o eliminen sus correos electrónicos, puede otorgarles acceso delegado. Puede usar el nombre del delegado como remitente o usar su propio nombre.
- En la parte superior derecha, haz clic en ConfiguraciónVer todas las configuraciones.
- Hacer clicCuentas e Importación.
- En la sección Otorgar acceso a su cuenta, haga clic enAgregar otra cuenta.
Nota:Su organización puede restringir la delegación de correo electrónico. Si no ve esta configuración, comuníquese con suadministrador. - Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar y haga clic enPróximo paso.
- Hacer clicEnviar correo electrónico para otorgar acceso.
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