Un dirigeant de société ou un chef d'entreprise utilise sa carte bancaire pour retirer des espèces au distributeur. Un autre utilise la caisse de l'entreprise pour payer des factures. Un troisième retire cet argent à des fins personnelles.
Comment comptabiliserun retrait d'espèces?
Comptabiliser le retrait d'espèces
Pour comptabiliser cette opération, il faut d'abord se demander pour quelle raison ce retrait a été effectué. La comptabilisation ne sera pas la même, selon que les sommes servent à alimenter la caisse de l'entreprise (fonds de caisse), à payer en espèces un fournisseur ou méritent la qualification de prélèvement personnel du dirigeant.
Comptabiliser un retrait pour alimenter le fonds de caisse
Le dirigeant d'une entreprise individuelle retire 300€ pour alimenter la caisse de son magasin. On considère que l'argent ne sort pas de l'entreprise.
Numéro de compte | Comptabilisation d'un retrait d'espèces : | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
580 | Virements internes | 300€ | ||
512 | Banque | 300€ | ||
Numéro de compte | Comptabilisation d'un retrait d'espèces : | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 | Compte caisse ouvert par l'entreprise | 300€ | ||
580 | Virements internes | 300€ | ||
Le compte 580 permet de vérifier que toutes les opérations qui concernent deux comptes de trésorerie (banque et caisse par exemple) ont bien été enregistrées. Il sera lettré et soldé à l'issue de cette opération.
Comptabiliser un retrait destiné au règlement d'un fournisseur
Le dirigeant d'une société fait un retrait de 300€ pour régler un fournisseur en espèces. Il n'a pas de carte bancaire professionnelle. La facture d'un montant de 180€ a été enregistrée dans le journal d'achats et est réglée en espèces.
Aux écritures précédentes (utilisation du compte 580 et alimentation de la caisse), s'ajoute une écriture de règlement du fournisseur.
Numéro de compte | Paiement en espèces | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
401 | Fournisseur X | 180€ | ||
530 | Compte caisse | 180€ | ||
Comptabilisation d'un retrait d'espèces à des fins personnelles
Il peut arriver qu'un dirigeant ou chef d'entreprise retire de l'argent du compte bancaire de la société ou de la caisse pour lui-même. Cette somme pourra être considérée comme une partie de sa rémunération ou comme un prélèvement personnel.
La comptabilisation sera légèrement différente selon que le dirigeant :
- est un chef d'entreprise individuelle ;
- est un dirigeant associé de société ;
- est un dirigeant de société assimilé salarié.
Selon que les espèces proviennent du compte bancaire professionnel ou de la caisse de la société, la contrepartie sera le compte 512 ou compte 530.
L'acompte sur salaire sera comptabilisé à l'aide du compte 425, acompte sur salaire et soldé par l'écriture de paie.
En tout état de cause, le dirigeant ne doit pas confondre le compte bancaire professionnel (celui de la société dont il est gérant) et son compte bancaire personnel. Les retraits d'espèces doivent être tracés, justifiés, et effectués dans l'intérêt de la société. Dans la négative, l'opération pourrait être assimilée à un abus de biens sociaux.
En fin d'exercice, le solde de caisse ne peut donc être créditeur. Cela signifierait que le dirigeant doit de l'argent à la société.
Contrairement aux règlements par carte bancaire, les paiements en espèces ne nécessitent aucune donnée personnelle. Aussi, et dans le but de lutter contre le blanchiment d'argent, les paiements en espèces entre professionnels sont plafonnés à 1 000€ par transaction.
Quelle est la procédure de comptabilisation pour un retrait d'espèces destiné à régler un fournisseur ?
Lorsqu'un dirigeant retire de l'argent pour payer un fournisseur, il doit comptabiliser le retrait en débitant le compte 530 (Caisse) et en créditant le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant payé au fournisseur. Cette transaction montre que l'argent est sorti de la caisse de l'entreprise pour régler une dette.
Comment gérer la comptabilisation d'un retrait d'espèces à des fins personnelles par le dirigeant ?
Si un dirigeant retire de l'argent pour des besoins personnels, cela doit être comptabilisé comme un prélèvement. Selon le statut du dirigeant (individuel, associé, salarié), le compte utilisé peut varier, mais généralement, le retrait est enregistré en débitant le compte 512 ou 530 et en créditant un compte approprié, tel que 425 (Acomptes) pour les prélèvements ou la rémunération.
